THỦ TỤC, TRÌNH TỰ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

I.              LƯU ĐỒ TRÌNH TỰ VÀ THỦ TỤC TỔ CHỨC ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

II.              THỦ TỤC VÀ TRÌNH TỰ CHI TIẾT

1.      Quyết định triệu tập Đại hội đồng cổ đông

-                 Trước khi triệu tập Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị ra quyết định triệu tập Đại hội đồng cổ đông. Trong trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% (hoặc 1 tỷ lệ theo quy định trong điều lệ Công ty) có quyền thay thế Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông.

-                 Công ty công bố thông tin về việc chốt danh sách cổ đông có quyền tham dự họp Đại hội đồng cổ đông tối thiếu năm (05) ngày trước ngày chốt danh sách.

-                 Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của Công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập khi có quyết định triệu tập Đại hội đồng cổ đông và phải lập xong chậm nhất ba mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông.

2.      Soạn thảo tài liệu và gửi Thông báo triệu tập Đại hội đồng cổ đông

-                 Cơ quan triệu tập Đại hội đồng cổ đông chuẩn bị chương trình nghị sự và tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông. Các tài liệu cơ bản bao gồm:

-                Thông báo triệu tập Đại hội đồng cổ đông, chương trình nghị sự được gửi cho các cổ đôngít nhất 15 ngày trước ngày khai mạc Đại hội. Các tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông được gửi cho các cổ đông hoặc đăng trên trang thông tin điện tử của Công ty. Trong thông báo triệu tập Đại hội đồng cổ đông sẽ ghi rõ địa chỉ trang thông tin điện tử đăng tài liệu Đại hội đồng cổ đông để cổ đông tiếp cận.

3.      Tập hợp ủy quyền và xác nhận dự họp

Các cổ đông gửi các văn bản ủy quyền dự họp cho người khác hoặc gửi văn bản xác nhận dự họp về Công ty chậm nhất 2 ngày trước ngày tổ chức Đại hội đồng cổ đông để Công ty tổ hợp tình hình tham dự Đại hội của các cổ đông.

4.        Họp Đại hội đồng cổ đông và biểu quyết tại Đại hội

-                Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

-                Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ hai trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

-                Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trong trường hợp này, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp và tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp.

-                Cổ đông/Người người đại diện được ủy quyền đăng ký dự họp sẽ được cấp thẻ biểu quyết tương ứng với số vấn đề cần biểu quyết trong chương trình họp và Phiếu bầu cử Hội đồng quản trị/Ban kiểm soát (nếu có).

-                Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình. Việc biểu quyết được tiến hành bằng cách các cổ đông đánh dấu vào một trong các ý kiến biểu quyết, Ban kiểm phiếu thu thẻ biểu quyết và cuối cùng kiểm phiếu tập hợp số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến. Kết quả kiểm phiếu được chủ toạ công bố ngay trước khi bế mạc Đại hội.

-                Nếu cổ đông có yêu cầu hoặc Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết để công tác kiểm phiếu biểu quyết được minh bạch, Hội đồng quản trị có thể chỉ định một tổ chức độc lập để thực hiện việc thu thẻ biểu quyết/Phiếu bầu cử và kiểm phiếu biểu quyết/Phiếu bầu cử.

-                Thư ký Đại hội ghi chép các diễn tiến của Đại hội đồng cổ đông và lập biên bản Đại hội đồng cổ đông. Biên bản Đại hội đồng cổ đông được đọc và được Đại hội biểu quyết thông qua trước khi bế bạc Đại hội.

5.      Công bố Biên bản và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông 

-                Biên bản và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được công bố trên trang thông tin điện tử của Công ty, gửi tới Ủy ban chứng khoán nhà nước, Sở giao dịch chứng khoán (nếu Công ty đã niêm yết cổ phiếu) trong vòng 24h kể từ ngày kết thúc họp Đại hội đồng cổ đông.

-                Biên bản họp và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày bế mạc cuộc họp.

6.      Thủ tục phản đối Quyết định của Đại hội đồng cổ đông

-                Nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông có hiệu lực thi hành kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực được ghi rõ trong nghị quyết, quyết định đó.

-                Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến Đại hội đồng cổ đông, cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát có quyền yêu cầu Toà án hoặc Trọng tài xem xét, huỷ bỏ quyết định của Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây:

   +    Trình tự và thủ tục triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông không thực hiện đúng theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty;

   +   Trình tự, thủ tục ra quyết định và nội dung quyết định vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty.

Trong trường hợp này nghị quyết bị khởi kiện vẫn tiếp tục được thi hành cho đến khi Tòa án hoặc Trọng tài có quyết định khác.